8.7.2019

Teknologian uskottiin helpottavan yritysten toimistorutiineja. Näin ei kuitenkaan käynyt. Ei ainakaan kaikkien kohdalla. Itse asiassa puolet yrityksistä on keskellä teknologian kiivainta kehitystä päätynyt ojasta allikkoon. Näin kertoo vastikään julkaistu M-Filesin raportti. Tiedonhallintaratkaisuihin erikoistunut M-Files selvitti miten ja missä yritykset säilyttävät tietojaan. Kyselyyn vastasi 1500 tiedonhallinnassa toimivaa henkilöä Suomessa ja 9 muusa maassa.

Mikä oli kyselytutkimuksen tulos? No, ei oikeastaan kovin yllättävä.

Intelligent Information Management Benchmark Report paljasti, että peräti 69 % yrityksistä säilyttää tiedostoja sähköpostissa, 55 % paikallisten työasemien kiintolevyillä tai jaetuissa kansioissa. Yritysten tiedostojen “varastona” ja tiedonhakukanavana toimivat myös työntekijöiden omat, henkilökohtaiset älypuhelimet.

Raportin mukaan yrityksillä on keskiverto neljä erilaista siiloa tietojen säilyttämiseen. Jopa 46 % yrityksistä tiedonhallinta koettiin sekavaksi ja käytännöt puutteellisiksi. Asiakirjojen etsimisen sanottiin syövän liikaa työaikaa. Se nähtiin välillä jopa niin työläänä, että merkittävä määrä vastanneista oli tehnyt asiakirjoista tuplakopiot, koska – yllätys, yllätys – alkuperäisiä ei vaan löytynyt.  Lisäksi peräti 31 % yrityksistä hyväksyy asiakirjat edelleen paperilla ja käsin allekirjoittamalla. Vain 26 % hyödyntää sähköistä allekirjoitusta mobiilissa.

Työajan tuhlaamisen lisäksi sekava käytäntö vaarantaa tietosuojan. Sähköpostin luulisi olevan viimeisin paikka tärkeiden asiakirjojen säilyttämiseen. Etenkin EU:n tietosuoja-asetuksen aikana. Sama koskee yritystoiminnan vaatimuksiin nähden usein puutteellisesti suojattuja työntekijöiden omia laitteita, joihin  työhön liittyvät sähköpostiviestit ja tiedostot tuppaavat unohtumaan.

Digiaikana asiakirjojen ja tiedostojen määrä ei vähene. Päinvastoin. Siitä huolimatta tiedostojen säilyttämistä ja käsittelyä pidetään pakollisena pahana, joka on muusta liiketoiminnasta erillään. Sitä se ei missään nimessä ole. Tiedonhallinta on yrityksen keskeisiä rutiineja. Jokaisessa yrityksessä käsitellään päivittäin asiakkaisiin ja sidosryhmiin liittyvien tietoja.

Tietosuoja-asetus määrittää tarkasti mm. henkilötietojen käsittelyä ja suojausperiaatteita, joten tiedonhallintaa tulisi miettiä etenkin siltä kantilta. Tiedostoissa ja asiakirjoissa kun usein on henkilötiedoiksi luokiteltavaa sisältöä. Laitteita, ohjelmistoja ja muita tiedonhallinnan työkaluja hankkiessa yrityksessä olisi järkevä miettiä niiden ominaisuuksia kokonaisuutena: onko tiedostojen tallentaminen, säilyttäminen ja etsiminen vaivatonta ja miten hyvin hankinnat vastaavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin. Lisää M-Filesin raportista täällä.